Bestellprozesse in eurer Apotheke optimieren
Ein gut strukturierter Bestellprozess spart Zeit, reduziert Fehler und hilft dabei, wirtschaftlich sinnvoll einzukaufen. Die folgenden Schritte zeigen euch, wie ihr eure täglichen Bestellungen optimieren und dabei Kosten im Blick behalten könnt.
Verantwortlichkeiten klar festlegen
Ein gut organisierter Bestellprozess ist das Rückgrat wirtschaftlicher Apothekenführung. Der erste Schritt ist die klare Zuteilung von Verantwortung.
So könnt ihr vorgehen:
- Tägliche Rollenverteilung: Legt zu Beginn jedes Arbeitstages fest, wer die Bestellungen übernimmt. Das schafft Struktur und Verlässlichkeit.
- Klare Aufgabenverteilung: Die verantwortliche Person sollte wissen, welche Schritte dazugehören – etwa Rezepte sammeln, Verfügbarkeiten prüfen und die finale Bestellung auslösen.
Beispiel: Montags bestellt PKA Lisa, dienstags die PTA Sabine und mittwochs der Apotheker selbst.
- Vertretungen einplanen:Definiert feste Vertretungen für Krankheits- oder Urlaubsfälle. Standardisierte Abläufe und Handlungsanweisungen in eurem QMS (Qualitätsmanagementsystem) helfen besonders bei filialübergreifenden Einsätzen und reduzieren Fehler.
Wenn jeder ein bisschen was macht, macht es keiner richtig gut.
Patient:innen aktiv im Prozess einbinden
Mindestens ebenso wichtig ist die Kommunikation mit den Patient:innen. Viele Patient:innen haben die Haltung, ihr Medikament sofort mitnehmen zu können. Das erzeugt vermeidbaren Druck im Team.
Um jedoch unnötigen Zeitdruck und unüberlegte Sofortbestellungen zu vermeiden, solltet ihr eine klare und transparente Kommunikation mit euren Patient:innen pflegen und die Hintergründe kurz erläutern, weshalb ihr nicht jedes einzelne Medikament auf Lager haben könnt. So erhalten sie einen kleinen Einblick hinter die Kulisse und ihr stoßt in Gegenzug auf Verständnis seitens der Patient:innen.
Darüber hinaus seid ihr gut darin beraten auch aktiv über die Wünsche und Bedürfnisse der Patient:innen zu sprechen. So schafft ihr euch einen Überblick über deren Situation und die Dringlichkeit der pharmazeutischen Versorgung.
Gezielte Fragen stellen
Hier ist eine Liste an Fragen, die ihr euren Patient:innen stellen könnt, um euch einen Überblick über deren Situation verschaffen zu können:
„Wann benötigen Sie Ihr Arzneimittel? Wäre eine Lieferung morgen für Sie in Ordnung?“
„Wie viel haben Sie denn noch da von dem Medikament?“
„Sind noch genug Tabletten da, um das Wochenende oder die Feiertage zu überbrücken?“
Denn meistens wird das Medikament nicht direkt benötigt. Das ist häufig ein hausgemachtes Problem.
Die Art und Weise, wie man die Patient:innen fragt, kann sich ebenfalls auf den Kommunikationsverlauf und das Ergebnis auswirken:
Fragt bspw. wertschätzend „Darf ich das für Sie bestellen?“ anstelle von „Ich muss das jetzt für Sie bestellen.“. Das wirkt kooperativer und überfordert eure Kunden nicht.
Ruhe im Backoffice gewinnen
Indem ihr Sofortbestellungen reduziert, vermeidet ihr hektische Einzelbestellungen und könnt eure Einkäufe effizienter und strukturierter planen.
Natürlich kommt es vor, dass PatientInnen ihre Medikamente dringend benötigen. Aber auch hier lassen sich unnötiger Druck und unüberlegte Sofortbestellungen vermeiden. In solchen Situationen gibt es zwei Lösungsansätze: entweder via MSV3 Verfügbarkeiten etc. abfragen und sich so einen Überblick zu verschaffen oder eine PKA aus dem Backoffice zur Hilfe zu holen, um gemeinsam die Situation zu überblicken und mögliche Lösungsansätze zu erarbeiten.
Beispiel: Ein Kunde benötigt ein Blutdruckmedikament. Statt sofort beim Lieferanten eine Eilbestellung aufzugeben, könnt ihr – falls der Kunde zustimmt – die Bestellung gemeinsam mit weiteren Aufträgen bündeln und so Porto- und Logistikkosten sparen.
Letztlich ist es immer hilfreich, seine Tätigkeit(en) den Patient:innen gegenüber offen zu kommunizieren. So können diese den Prozess leichter verfolgen und entwickeln ein Verständnis dafür, dass sie das benötigte Medikament nicht gleich mitnehmen können.
Bestellungen bündeln
Bestellvorgänge lassen sich darüber hinaus effizienter gestalten, wenn Rezepte zentral gesammelt und gebündelt bearbeitet werden – idealerweise am späten Nachmittag.
So geht ihr dabei am besten vor:
Zentrale Sammelstelle einrichten: Nutzt einen festen Platz im Backoffice oder eine digitale Liste in eurer Software.
OTC-Importe: Einige Importeure bieten auch OTC-Produkte an. Diese können bei der Nachmittagsbestellung gleich mit geordert werden.
Tägliche Sammelbestellung: Die zuständige Person bearbeitet am Nachmittag alle gesammelten Rezepte und Bestellungen. Bei vielen Lieferanten ist die Bestellung problemlos bis 17:30 Uhr möglich.
Wecker-Tipp: Ein Erinnerungsalarm auf dem PC hilft, die Bestellung im Alltagsstress nicht zu vergessen.
Patientenkommunikation: Teilt mit, wann das Medikament eintrifft, und haltet Rücksprache mit dem Lieferanten, falls es einmal knapp wird.
Vorteil: Ihr spart Versandkosten, berücksichtigt gezielt Rabattverträge und nutzt die Importquote effizient.
Ich habe das mal durchgeschaut und es gibt durchaus OTC-Varianten im Importbereich, die wir eher abgeben können, wo die Marge für uns auch einfach besser ist.
MSV3 für Verfügbarkeitsabfragen und Bestellungen
Ein zentrales Werkzeug in diesem Zusammenhang ist MSV3. Das System ermöglicht Preis- und Verfügbarkeitsabfragen in Echtzeit und erleichtert das gezielte Steuern von Bestellungen.
So könnt ihr vorgehen:
System aktivieren: Falls MSV3 in eurer Apothekensoftware noch nicht aktiviert ist, sprecht mit eurem Softwareanbieter.
Mitarbeitende einweisen: Schulungen helfen, das Tool effizient zu nutzen – etwa für Echtzeitabfragen oder Sammelbestellungen.
Bestellroutinen anpassen: Führt feste Abläufe ein, bspw. dass Bestellungen gebündelt und täglich zu einem festen Zeitpunkt durchgeführt werden.
Direktlieferungen abwägen: Nicht nur der Großhandel, sondern auch viele Hersteller und Importeure bieten MSV3 an. Vor allem bei hochpreisigen Medikamenten kann es rentabler sein, direkt beim Importeur zu bestellen.
Lieferung einplanen
Plant eure Lieferungen so, dass ihr Engpässe vermeidet und dennoch nicht unnötig hohe Lagerbestände aufbaut.
So geht ihr vor:
Lieferzeit berücksichtigen: Die meisten Lieferanten liefern mehrmals täglich oder innerhalb von 24 Stunden. Plant eure Bestellungen so, dass diese Fristen optimal genutzt werden.
Regelmäßige Kontrolle: Änderungen bei Lieferbedingungen, wie bspw. die Lieferzeit, können immer wieder vorkommen. Um kritische Situationen mit Patient:innen zu vermeiden, sollte eine regelmäßige Kontrolle der Lieferbedingungen stattfinden und bei Änderung transparent im Team, aber auch an die Patient:innen kommuniziert werden.
Wochenplanung beachten: Da viele Apotheken montags besonders stark frequentiert sind, kann es sinnvoll sein, größere Bestellungen gezielt gegen Mitte der Woche (bspw. donnerstags) zu platzieren, um die Lagerkapazität bestmöglich auszunutzen.
Vorbestellungen abgeben: Manche Lieferanten bieten es an, häufig nachgefragte Produkte (Schnelldreher) vorzubestellen. Somit lassen sich Lagerbestände besser planen und unnötige Bestände, welche wiederum Kapital binden, reduzieren. Selbst mit MSV3 lassen sich heute bei vielen Lieferanten Vorbestellungen tätigen.
Monatsende: Großhandelsumsätze kontrollieren
Am Monatsende schließlich empfiehlt sich ein gezielter Blick auf die Großhandelsumsätze. Um sicherzustellen, dass ihr die mit dem Großhandel vereinbarten Zielumsätze erreicht und so einen Handelsspannenausgleich (HSA) vermeidet, solltet ihr eure Umsätze regelmäßig überprüfen.
So könnt ihr vorgehen:
Umsatzübersicht erstellen: Vergleicht eure aktuellen Bestellmengen mit den Umsatzvorgaben eures Großhändlers / eurer Großhändler.
Bei Bedarf gegensteuern: Am besten im letzten Monatsdrittel, also um den 20. jeden Monats, die Zielvorgaben überprüfen:
- Ziel nicht erreicht? Dann gezielt vermehrt über den Großhandel bestellen.
- Ziel übertroffen? Dann verstärkt auf Direktbezug umstellen.
Auch hier sind die Online-Portale der Großhändler hilfreich, um Monatsumsätze und Mengenentwicklungen – vor allem im Hochpreis-Segment – im Blick zu behalten.
Beispiel: Wenn ihr im ersten Teil des Monats viele hochpreisige Medikamente beim Großhandel bestellt habt, solltet ihr im letzten Drittel gezielt Bestellungen von Hochpreisern beim Direktbezug einplanen, um den Umsatz stabil zu halten.
Fazit: Wirtschaftlichkeit beginnt mit Struktur
Wirtschaftlich zu handeln, bedeutet nicht, an der falschen Stelle zu sparen. Es geht darum, Potenziale zu erkennen, Prozesse zu optimieren und das gesamte Team mitzunehmen. Mit klarer Kommunikation durchdachten Strategien und einem offenen Blick für Alternativen – etwa bei Importeuren oder Bestellroutinen – wird eure Apotheke fit für die Zukunft. Denn wirtschaftlicher Erfolg beginnt mit gutem Management.FAQ / Fragen und Antworten zu Bestellprozesse in der Apotheke
Warum ist eine klare Rollenverteilung im Bestellprozess so wichtig?
Weil feste Zuständigkeiten Fehler reduzieren, Tempo bringen und Vertretungen vereinfachen. Legt tagesbezogene Verantwortliche fest und dokumentiert Abläufe im SOPs.
Was bringt es, Sofortbestellungen zu reduzieren?
Weniger Hektik, weniger Porto/Logistik-Kosten, bessere Bündelung, planbare Prozesse im Backoffice—ohne die Versorgung zu gefährden.
Wann ist der beste Zeitpunkt für Sammelbestellungen?
Am späten Nachmittag. Viele Lieferanten akzeptieren Bestellungen bis ca. 17:30 Uhr. Stellt euch einen PC-Wecker, damit die Sammelbestellung nicht untergeht.
Gibt es eine Mini-Checkliste für jeden Tag?
Ja:
- Zuständige Person & Vertretung festlegen
- Rezepte zentral sammeln
- Dringlichkeit abfragen & ETA kommunizieren
- MSV3 prüfen (Preis/Verfügbarkeit/GH vs. Direkt)
- Sammelbestellung am Nachmittag auslösen
- Kurzlog: besondere Fälle/Engpässe dokumentieren