Viele Apotheken arbeiten mit Altverträgen, die teilweise sogar aus der Zeit der Vorgänger:innen stammen. Diese Verträge enthalten oft Konditionen, die nicht mehr zu eurem aktuellen Einkaufsverhalten passen und euch wirtschaftlich einschränken. Daher lohnt sich eine systematische Überprüfung. Sind Abnahmemengen oder Rückgaberegeln noch zeitgemäß? Gibt es Alternativen mit besseren Bedingungen?
Kontingentlisten prüfen
Viele Altverträge enthalten Vorgaben zu Mindestabnahmemengen. Fragt euch, ob diese Kontingente heute noch sinnvoll sind oder ob eure Apotheke dadurch unnötige Kosten verursacht. Beispiel: Ihr habt euch auf ein Kontingent von 500 Packungen pro Quartal verpflichtet, benötigt aufgrund gesunkener Nachfrage aber nur noch 300. Dadurch verliert ihr Einkaufsvorteile oder müsst Lagerbestände aufbauen, die möglicherweise verfallen. Da viele Verträge komplex und schwer verständlich sind, lohnt sich bei Unklarheiten der Blick von außen: Externe Berater:innen helfen dabei, versteckte Potenziale zu erkennen und so die Wirtschaftlichkeit langfristig zu verbessern.Erfahrungsaustausch nutzen
Auch der Anschluss an einen Einkaufsverbund oder eine ERFA-Gruppe kann hilfreich sein. Hier könnt ihr euch mit Kolleg:innen austauschen, von Erfahrungen profitieren und ein besseres Gespür für aktuelle Konditionen und Entwicklungen gewinnen.Retourenregelungen analysieren
Oft sind in Altverträgen unflexible Rückgabe- oder Umtauschbedingungen enthalten. Prüft, ob diese noch zu euren Abläufen passen. Beispiel: Einige Lieferanten akzeptieren Retouren nur innerhalb von 14 Tagen. Das ist problematisch, wenn ein Präparat plötzlich vom Markt genommen wird. Tipp: Scheut euch nicht davor, mit euren Lieferanten über fairere Konditionen zu sprechen, insbesondere wenn bestehende Regelungen euch wirtschaftlich belasten.Vertragsänderungen betreffen das ganze Team
Wenn ihr Verträge anpasst, betrifft das meist die ganze Apotheke. Die Analyse und Verhandlung liegen oft beim Controlling oder der Leitung, die auf Rahmenbedingungen wie Preise, Lieferzeiten und Retouren achten. Das Backoffice plant daraufhin Lagerhaltung und Bestellungen neu und informiert über Änderungen, etwa beim Importeur. Gleichzeitig muss auch das Team im Handverkauf auf dem Laufenden sein – etwa zu neuen Lieferzeiten – um Patient:innen zuverlässig Auskunft geben zu können. Tipp: Führt regelmäßige Team-Meetings ein und nutzt Tools wie Microsoft Teams oder einen HV-Manager als Informationsdrehscheibe zwischen Backoffice und HV-Team.Es sind oft mehrere Schnittstellen, die gut miteinander funktionieren müssen.
Kostenlos. Relevant. Speziell für Apotheken.
Verträge dringend prüfen
Altverträge sollten dringend überprüft werden, wenn:
- die Konditionen nicht mehr wettbewerbsfähig sind,
- ihr schon lange keine Konditionen mehr bei verschiedenen Anbietern angefragt habt,
- der direkte Austausch mit Kolleg:innen neue Impulse bringt,
- euer aktueller Lieferant nicht mehr zuverlässig liefern kann oder aufgrund von Rabattvertragsänderungen nicht mehr zu eurem Sortiment passt.
Wichtige Prüfpunkte
Punkte, die stets geprüft werden sollten:
- Lieferfähigkeit von Arzneimitteln
- Kontingente
- Beschaffungskosten
- Retourenregelungen
- Mindestbestellwerte
- Staffelrabatte basierend auf Umsatzvolumen
- Direkter und persönlicher Kontakt zum Lieferanten
Fazit
Ein regelmäßiger Check von Altverträgen hilft euch, unnötige Kosten zu vermeiden und bessere Konditionen auszuhandeln. So stärkt ihr die Wirtschaftlichkeit eurer Apotheke und passt eure Abläufe an aktuelle Bedürfnisse an. Entscheidend ist, dass das gesamte Team über Änderungen informiert bleibt, um Patient:innen zuverlässig zu beraten.
